Automatyzacje
Dokument przychodzi. Dane trafiają tam, gdzie są potrzebne.
Faktury, formularze, umowy i załączniki nie muszą oznaczać ręcznego przepisywania każdej informacji. Tworzymy obiegi, które odbierają dokumenty, rozpoznają ich typ, odczytują dane i kierują je do weryfikacji lub dalszej obsługi.
Zakres
Od pliku w skrzynce do uporządkowanych danych
Zamień dokumenty w dane, z którymi można od razu pracować
Faktura w załączniku, formularz w PDF, zdjęcie dokumentu przesłane przez klienta. Każdy plik zawiera informacje potrzebne komuś do wykonania kolejnego kroku. Tworzymy rozwiązania, które odbierają dokumenty z uzgodnionych źródeł, rozpoznają ich rodzaj i odczytują wskazane dane. Mogą to być numery, daty, kwoty, dane kontrahenta czy pozycje z tabeli. Zakres ustalamy na podstawie dokumentów, które faktycznie trafiają do Twojej firmy.
Odczytane informacje przekazujemy do systemu lub przedstawiamy pracownikowi do weryfikacji. Zespół może skupić się na sprawdzeniu i obsłudze dokumentu, zamiast rozpoczynać od ręcznego przepisania każdego pola. Takie podejście sprawdza się w księgowości, sprzedaży, logistyce i obsłudze spraw. Dane stają się dostępne w uporządkowanej formie, a plik źródłowy można powiązać z klientem, zamówieniem lub właściwym rejestrem.
Przeprowadź dokument przez cały obieg w firmie
Samo odczytanie treści to dopiero początek. Dokument trzeba często przypisać do sprawy, sprawdzić, zatwierdzić i przekazać dalej. Projektujemy cały ten przebieg. System może rozpoznać kategorię, zweryfikować obecność wymaganych informacji, skierować plik do odpowiedniej osoby i przypomnieć o oczekującej akceptacji. Kolejne etapy mają określony status, dzięki czemu łatwiej ustalić, gdzie dokument aktualnie się znajduje i kto powinien wykonać następny krok.
Łączymy obieg z CRM, ERP, repozytorium lub innym systemem używanym w firmie. Zatwierdzone dane mogą zasilić rejestr, uruchomić zadanie albo posłużyć do przygotowania kolejnego dokumentu. Ustalamy również zasady przechowywania i dostęp poszczególnych ról. Zamiast szukać ostatniej wersji w kilku skrzynkach, zespół korzysta z uzgodnionego miejsca i historii obsługi. Proces pozostaje czytelny także wtedy, gdy sprawę przejmuje inna osoba.
Automatyzuj odczyt, zachowując kontrolę nad poprawnością
Różne układy stron, słaba jakość zdjęć i nieczytelne skany wpływają na skuteczność odczytu. Dlatego pracę zaczynamy od reprezentatywnej próbki dokumentów. Sprawdzamy, jakie informacje można wiarygodnie wyodrębnić i które przypadki wymagają dodatkowej kontroli. Przygotowujemy reguły kompletności oraz zgodności danych. Dokument z brakującym polem lub niejednoznacznym wynikiem może trafić do kolejki weryfikacji zamiast automatycznie przejść do następnego systemu.
Pracownik widzi materiał źródłowy i wynik odczytu, co ułatwia sprawdzenie oraz korektę. Podczas pilotażu oceniamy poprawność ważnych pól, czas obsługi i liczbę wyjątków. Na tej podstawie rozwijamy proces o kolejne typy dokumentów. Wiesz, które części obiegu działają automatycznie, a gdzie nadal potrzebna jest ocena człowieka. Możesz stopniowo ograniczać ręczną pracę, zachowując kontrolę nad informacjami wykorzystywanymi w dalszych decyzjach.
Proces
Jak uczymy system obsługi Twoich dokumentów
Próbka dokumentów
Analizujemy typy, formaty, jakość i oczekiwane pola danych.
Reguły weryfikacji
Określamy wymagane informacje, wyjątki i zasady akceptacji.
Odczyt i integracja
Budujemy przetwarzanie oraz przekazanie danych do docelowego systemu.
Test jakości
Sprawdzamy poprawność poszczególnych pól na uzgodnionej próbce.
Start z kontrolą
Uruchamiamy obieg i obserwujemy udział spraw wymagających weryfikacji.
FAQ
Pytania przed rozpoczęciem projektu
Nie ma tu Twojego pytania? Napisz do nas - chętnie odpowiemy.
Czy system odczyta każdy skan bez błędów?
Nie. Jakość zależy od czytelności, układu i rodzaju dokumentu. Dlatego oceniamy wyniki na reprezentatywnej próbce oraz przewidujemy ręczną weryfikację.
Czy można obsługiwać różne wzory dokumentów?
Tak. Wymaga to ustalenia typów dokumentów, potrzebnych pól i sposobu walidacji. Nowe formaty warto testować przed włączeniem do automatycznego obiegu.
Czy automatyzacja zastępuje ocenę prawną lub księgową?
Nie. Może odczytać dane, przygotować materiał i sprawdzić ustalone reguły. Decyzje wymagające interpretacji powinny trafić do odpowiedzialnej osoby.
Co jeszcze możemy połączyć z tym projektem
Ile razy te same dane są przepisywane z jednego dokumentu?
Opisz rodzaje dokumentów, miesięczną liczbę i system docelowy. Na początek wystarczą przykłady z usuniętymi danymi poufnymi.
- Zakres dopasowany do celu
- Wdrożenie podzielone na etapy
- Możliwość dalszego rozwoju