Dedykowany portal klienta B2B z indywidualnym cennikiem

Dedykowany portal klienta B2B z indywidualnym cennikiem pozwala kontrahentom po zalogowaniu zobaczyć przypisane im ceny, ofertę i dostępność produktów, a także samodzielnie składać zamówienia. W jednym miejscu mogą też sprawdzać ich status, pobierać dokumenty i wracać do historii zakupów.

Gdy zespół ręcznie przepisuje zamówienia, odpowiada na pytania o ceny i wysyła dokumenty, portal może uporządkować te procesy; w tym artykule poznasz jego działanie, obsługę indywidualnych cenników i integracje z systemem ERP, a także funkcje wspierające zamówienia, reklamacje, lojalność, dropshipping i ofertowanie dla partnerów.

Najważniejsze wnioski

• Zapewnij kontrahentom dostęp do ich cen, dostępności produktów i informacji o zamówieniach w jednym miejscu.
• Ustal, jak portal ma przekazywać dane między systemem ERP a narzędziami używanymi w firmie.
• Dobierz reguły cen i promocji do kontrahentów, ich grup oraz warunków współpracy.
• Rozważ funkcje reklamacji, lojalności i ofertowania, by uporządkować kolejne etapy obsługi partnerów.

Spis treści

• Co to jest panel klienta i jak portal B2B zmienia obsługę zamawiających?
• Czym jest zamknięta platforma B2B?
• Integracja portalu z systemami ERP i oprogramowaniem partnerów
• Funkcjonalności platformy: reklamacje, lojalność, dropshipping i ofertowanie
• Internet Stars

Co to jest panel klienta i jak portal B2B zmienia obsługę zamawiających?

Panel klienta to wydzielona część portalu, w której kontrahent obsługuje zakupy po zalogowaniu. Zamiast dzwonić z pytaniem o status zamówienia, sprawdza go na swoim koncie. Może też wrócić do historii zakupów, pobrać dokument lub sprawdzić dostępność produktu. Dla stałego odbiorcy oznacza to mniej ręcznych zapytań i łatwiejsze planowanie dostaw.

Składanie zamówień nie musi zaczynać się od pustego formularza. Portal może udostępniać listę wcześniej kupowanych produktów, zapisane koszyki i opcję ponowienia zamówienia. Dealer może na przykład otworzyć poprzedni koszyk, zmienić liczbę opakowań i wysłać nowe zamówienie. Przy większych zakupach przydaje się też import pozycji z pliku CSV. Klient przesyła przygotowany plik, a system wczytuje produkty i ich ilości do koszyka.

Integracja z systemem sprzedaży lub magazynowym może przekazywać zamówienia bez konieczności ponownego przepisywania ich przez pracownika. Portal pobiera dane potrzebne do prezentacji oferty, a następnie przekazuje zamówienie do dalszej obsługi. Kontrahent widzi status, a zespół sprzedaży pracuje na tych samych informacjach. Automatyczne przekazywanie dokumentów i aktualizacji ogranicza powtarzalne czynności, szczególnie przy regularnych zakupach stałych klientów.

• Udostępnij ponowienie zamówienia z historii zakupów.
• Dodaj import CSV dla koszyków z wieloma pozycjami.
• Pokaż status realizacji i dokumenty przy konkretnym zamówieniu.
• Powiąż wysyłkę zamówienia z obiegiem danych w systemie firmy.

Bezpieczeństwo oprzyj na kontach przypisanych do kontrahentów, rolach użytkowników i ograniczeniu dostępu do danych. Dodaj silne uwierzytelnianie, rejestrowanie działań oraz kopie zapasowe. Zgoda na otrzymywanie newslettera i informacji handlowych drogą elektroniczną jest powiązana z art. 10 Ustawy o Świadczeniu Usług Drogą Elektroniczną z 18 lipca 2002 r., według Elektronicznego Dziennika Ustaw.

Obsługa polskiego VAT powinna uwzględniać zasady naliczania podatku właściwe dla oferty i danych transakcji. Portal powinien również przechowywać faktury i wspierać obieg dokumentów. Integrację z KSeF warto dopasować do procesu fakturowania firmy.

Koszty utrzymania i rozwoju zależą od zakresu portalu, hostingu, integracji, aktualizacji oraz późniejszych zmian funkcji. Zaplanuj te obszary osobno, by wiedzieć, co obejmuje bieżąca opieka, a co wymaga rozbudowy systemu.

Czym jest zamknięta platforma B2B?

Zamknięta platforma B2B pokazuje ofertę po zalogowaniu kontrahenta. System rozpoznaje jego konto i wyświetla przypisane ceny, rabaty oraz katalog produktów. Indywidualny cennik może zależeć od kontraktu, grupy klientów, wielkości zakupów lub warunków współpracy. Przykładowo dealerzy z jednej grupy otrzymują wspólne rabaty, a wybrany partner osobną cenę na konkretny produkt.

Jak działa indywidualny cennik? Po zalogowaniu portal rozpoznaje kontrahenta i stosuje przypisane mu reguły cenowe. Można ustawić osobny cennik dla jednego odbiorcy lub grupy, a także rabaty progowe przy większych zamówieniach. Promocje mogą obejmować wybrane produkty, kategorie lub terminy, a katalog może pokazywać wyłącznie asortyment dostępny dla danej grupy.

Przejrzyste reguły ułatwiają składanie zamówień i ograniczają pomyłki przy ręcznym ustalaniu cen. Określ, które dane decydują o cenie i jak promocja łączy się z rabatem kontrahenta. Przykładowe zasady:

• cena kontraktowa przypisana do konkretnego odbiorcy;
• rabat grupowy dla dealerów obsługujących ten sam rynek;
• rabat progowy zależny od wielkości zamówienia;
• promocja obejmująca wybraną kategorię produktów.

W firmie produkcyjnej portal może prezentować dystrybutorom części dostępne w ich kanale sprzedaży. Hurtownik może udostępniać katalog z wariantami produktów, stanami i kartami technicznymi. Strefa materiałów pozwala przypisać do produktu instrukcję, zdjęcia lub dokument dla kontrahenta. Zakres widocznych treści zależy od uprawnień konta.

Synchronizacja powinna obejmować dane produktowe, księgowe i magazynowe. Na przykład integracja z Comarch ERP może przekazywać ceny i stany do platformy, a zamówienia wysyłać z powrotem do systemu. Wdrożenie obejmuje ustalenie reguł sprzedaży, mapowanie danych oraz testy katalogu i cen przed uruchomieniem.

Jeśli budujesz własny portal sprzedażowy, platformy SaaS dla procesów B2B mogą być punktem wyjścia do zaplanowania jego funkcji.

Przy ustalaniu reguł warto wskazać, które elementy wpływają na cennik konkretnego odbiorcy. Indywidualny cennik B2B może uwzględniać kontrakt, wolumen, historię współpracy, grupę klienta, promocje, dostępność i warunki płatności. Są to kryteria, które można przypisać do zasad cenowych stosowanych wobec klienta lub grupy klientów. Dzięki temu przy konfiguracji oferty można określić, jakie warunki mają być brane pod uwagę dla danego kontrahenta.

Zapisanie ustaleń cenowych w systemie pozwala sklepowi B2B wyświetlać właściwe ceny po zalogowaniu klienta. Portal B2B umożliwia ustawienie osobnego cennika dla pojedynczego dealera albo grupy dealerów oraz stosowanie rabatów progowych. Reguły mogą więc dotyczyć jednego odbiorcy lub większej grupy, a rabaty progowe mogą być jednym z elementów przyjętego cennika.

Integracja portalu z systemami ERP i oprogramowaniem partnerów

Portal B2B powinien wymieniać dane z systemami, które obsługują sprzedaż. ERP może przekazywać informacje o kontrahentach, cenach i stanach magazynowych. Zamówienia z portalu wracają do ERP, na przykład przez interfejs API. Taki przepływ ułatwia pracę na wspólnych danych i ogranicza ręczne przepisywanie pozycji.

Każdy system ma inne zadanie. CRM przechowuje informacje o relacjach z klientami, OMS wspiera obsługę zamówień, a SFA pracę zespołu sprzedaży. PIM porządkuje dane produktowe, takie jak opisy i warianty. Połączenie platformy B2B z wybranymi narzędziami pozwala pokazać kontrahentowi spójne informacje, zamiast utrzymywać osobne zestawy danych.

Integrację z Comarch ERP zaplanuj wokół konkretnych procesów. Najpierw ustal, które systemy są źródłem cen, stanów i danych kontrahentów. Następnie określ kierunek wymiany: portal może na przykład pobierać ceny z ERP i przekazywać do niego zamówienia. Osobno zmapuj dokumenty, statusy oraz komunikaty o błędach. Sama nazwa systemu nie wystarczy, liczy się zgodność danych i reguł sprzedaży.

Przy wdrożeniu uwzględnij również CRM, PIM i oprogramowanie dostaw. Firma dystrybucyjna może na przykład pobierać dostępność produktów z magazynu, a po złożeniu zamówienia przekazywać dane do obsługi wysyłki. Producent może synchronizować katalog z PIM, ceny z ERP, a informacje o kliencie z CRM. Dla każdego połączenia opisz pola, częstotliwość aktualizacji i sposób obsługi błędów.

1. Wskaż system źródłowy dla każdego rodzaju danych.
2. Opisz wymianę zamówień, cen, stanów i dokumentów.
3. Przetestuj poprawność danych przed uruchomieniem portalu.

Takie mapowanie porządkuje zakres wdrożenia i pokazuje, gdzie potrzebne są zmiany. Jeśli budujesz platformę SaaS dla procesów B2B, zaplanuj integracje wokół rzeczywistych przepływów w firmie.

Zakres połączeń warto dobierać do przepływu danych w firmie, a nie do samej liczby podłączonych narzędzi. Platformę B2B można zintegrować z systemami ERP, PIM i OMS, uwzględniając rolę każdego z nich w obsłudze sprzedaży. Integracja z systemami ERP, CRM i magazynowymi ma umożliwiać optymalizację łańcucha dostaw o 25%. Przy planowaniu warto powiązać ten cel z wymianą informacji między sprzedażą, obsługą klienta i magazynem.

Portal B2B może pobierać z ERP klientów, ceny i stany, a przekazywać do ERP zamówienia przez API. Przed uruchomieniem połączenia warto sprawdzić, czy te informacje są spójne po obu stronach i czy zamówienie trafia do właściwego procesu. Pozwala to ocenić integrację nie tylko pod kątem technicznego przesyłu, lecz także jej zgodności z codzienną obsługą kontrahentów.

Funkcjonalności platformy: reklamacje, lojalność, dropshipping i ofertowanie

Portal B2B z indywidualnymi cenami powinien łączyć zakup z obsługą po sprzedaży. Przydadzą się: formularz reklamacji, podgląd historii zgłoszeń, program lojalnościowy oraz narzędzia do przygotowania ofert. Dobierz funkcje do tego, jak kontrahenci składają zamówienia i czego potrzebują po dostawie.

Reklamację można rozpocząć od wyboru zamówienia i wskazania produktu. Klient opisuje problem i dodaje potrzebne informacje, a portal zapisuje zgłoszenie przy danej transakcji. Zespół widzi historię sprawy i może aktualizować jej status. Taki przepływ porządkuje obsługę i eliminuje konieczność szukania danych w osobnych wiadomościach.

Program lojalnościowy może nagradzać wysokość obrotu lub regularność zakupów. Po zalogowaniu kontrahent widzi poziom programu, spełnione warunki i korzyści dostępne przy kolejnych zamówieniach. Można też zapewnić wcześniejszy dostęp do promocji, bonus produktowy lub ofertę sezonową. Zasady powinny być widoczne przed zakupem, a korzyści powiązane z konkretnymi działaniami.

Przy dropshippingu portal może obsługiwać przepływ zamówienia od partnera do realizacji przez dostawcę. Określ, jakie dane o produktach i dostępności zobaczy partner oraz jak zamówienie trafi do dalszej obsługi. Taki model wymaga spójnego zarządzania katalogiem, zamówieniami i informacjami o dostawach. Zakres automatyzacji zależy od podziału zadań między sprzedawcą a dostawcą.

Ofertowanie może przyspieszyć przygotowanie propozycji dla klienta końcowego. Dealer tworzy dokument PDF z własnym logo i marżą, korzystając z produktów dostępnych w portalu. Połączenie oferty z katalogiem i historią zakupów ułatwia szybki powrót do wcześniej wybieranych pozycji.

• Połącz reklamację z zamówieniem i jej statusem.
• Pokaż klientowi warunki programu lojalnościowego.
• Ustal przepływ danych przy realizacji dropshippingu.
• Ułatw partnerom tworzenie ofert na podstawie katalogu.

Wybierz najpierw funkcje, które rozwiązują konkretne problemy partnerów. Jeśli planujesz rozbudowę obsługi sprzedaży, porozmawiaj o funkcjach platformy B2B.

Internet Stars

Internet Stars pomaga przełożyć potrzeby sprzedaży B2B na konkretne rozwiązania cyfrowe. Gdy portal ma współpracować ze sklepem, systemem firmy i powtarzalnymi procesami, zespół może zaprojektować aplikację dedykowaną, sklep internetowy lub automatyzację. Dobór zakresu zaczyna się od ustalenia, jak klienci składają zamówienia, z jakich danych korzystają pracownicy i które czynności warto połączyć.

Warto omówić projekt, gdy masz już opis potrzeb, ale wciąż planujesz funkcje i przepływy danych. Szkolenia mogą przygotować zespół do pracy z nowym rozwiązaniem. Określcie, które zadania portal ma obsługiwać i jak ma wspierać codzienną sprzedaż.

Skontaktuj się z Internet Stars, aby omówić potrzeby swojej firmy.

Zaplanuj pierwszy etap portalu

Przed wdrożeniem wybierz proces, od którego chcesz zacząć, i określ, po czym poznasz, że portal dobrze go wspiera. Zapisz, jakie decyzje podejmują użytkownicy i do jakich informacji potrzebują dostępu. Taki punkt wyjścia ułatwi zaplanowanie dalszych prac bez obciążania zespołu dodatkowymi funkcjami.

Zespół Internet Stars tworzy rozwiązania cyfrowe, które pomagają przełożyć założenia firmy na plan projektu. Wspólnie określcie zakres pierwszego etapu, role użytkowników i kolejność kolejnych zmian. Zacznij od celu ważnego w codziennej pracy, a następnie rozwijaj portal w przemyślany sposób.

Skontaktuj się z Internet Stars i omów kierunek dla swojego portalu. Każdy dobrze zaplanowany krok przybliża cię do rozwiązania dopasowanego do firmy.

Często zadawane pytania

Czym jest portal klienta e-commerce B2B?

To cyfrowy punkt obsługi zakupów firmowych, w którym pracownicy korzystają z funkcji dostępnych dla swojej organizacji. Planując portal, ustal, kto zarządza kontami, kto może składać zamówienia i kto zatwierdza działania zespołu. Administrator firmy może na przykład dodawać użytkowników, a kupujący przygotowywać koszyki. Jasny podział ról ogranicza pomyłki, gdy z portalu korzysta kilka osób.

Czym różni się dedykowany portal B2B od zwykłego sklepu internetowego?

Różni się przede wszystkim sposobem dopasowania do zakupów firmowych. Zwykły sklep może obsługiwać klienta bez firmowego procesu rejestracji, podczas gdy portal B2B może uwzględniać akceptację konta i role pracowników. Przed wyborem rozpisz ścieżkę nowego kontrahenta: od zgłoszenia firmy, przez dostęp użytkowników, po pierwsze zamówienie. To pokaże, które etapy wymagają dodatkowych funkcji.

Czym jest dedykowany portal klienta B2B z indywidualnym cennikiem?

Warunki widoczne po zalogowaniu zależą od przypisania użytkownika do właściwego konta firmowego. Oceniając projekt, sprawdź, czy cena jest spójna na karcie produktu, w koszyku i w podsumowaniu zamówienia. Przygotuj scenariusze testowe dla różnych kont, by łatwiej wykryć sytuację, w której użytkownik widzi warunki innego kontrahenta.

Jak zintegrować portal B2B z ERP, CRM i systemem magazynowym?

Planując integrację, uwzględnij również sytuacje wyjątkowe, nie tylko prawidłowy przebieg zamówienia. Ustal, jak systemy rozpoznają tego samego kontrahenta i co dzieje się ze zmienionym lub anulowanym zamówieniem. Przetestuj ponowne przesłanie danych, aby uniknąć zdublowanych zapisów. Opis takich przypadków pomaga zespołom sprzedaży i obsługi zrozumieć przyczyny rozbieżności.

Jak wdrożyć indywidualne cenniki, rabaty i warunki handlowe w sklepie B2B?

Wyznacz osobę odpowiedzialną za zatwierdzanie zmian i ustal, jak zespół będzie je dokumentować. Następnie przetestuj sytuacje graniczne: zmianę ilości w koszyku, koniec promocji oraz jednoczesne zastosowanie kilku warunków. Sprawdź, czy pracownik sprzedaży potrafi wyjaśnić klientowi wynik bez ręcznego odtwarzania obliczeń. Taki proces ułatwia późniejsze aktualizacje oferty.

Dedykowany portal B2B czy gotowa platforma e-commerce, co wybrać?

Porównaj potrzeby firmy z możliwościami konfiguracji bez tworzenia osobnych funkcji. Spisz procesy, które muszą działać w dniu uruchomienia, oraz te, które mogą poczekać. Jeśli większość potrzeb można obsłużyć dostępnymi ustawieniami, gotowe rozwiązanie może wystarczyć. Jeśli codzienna sprzedaż opiera się na wyjątkowych procedurach, rozważ projekt dopasowany do tych procesów.

Artykuł autorstwa

Andrzej Klimek

Od 2008 roku właściciel firmy Internet Stars